DUMAI (DNN) – Dua mahasiswi Universitas Dumai (Unidum), Nadhira Ganitri dan Dhiva Tiara Ananda, berhasil mengembangkan sebuah sistem informasi berbasis web bernama Sistem Informasi Manajemen Payroll dan Inventory (SIMPAY) sebagai bentuk dukungan terhadap transformasi digital administrasi di lingkungan Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA.
Inovasi tersebut lahir melalui program pengabdian dengan judul “Implementasi Sistem Informasi Layanan Internal Berbasis Web pada Kantor Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA” yang dilaksanakan di bawah bimbingan Putri Yunita, M.Kom selaku Pembimbing I dan Firman Tawakal, S.T., M.Kom selaku Pembimbing II.
SIMPAY hadir sebagai solusi digital yang mengintegrasikan dua layanan administrasi internal, yakni manajemen payroll untuk pengelolaan administrasi potongan gaji beserta layanan slip gaji digital, serta manajemen inventory yang mengelola proses permintaan dan distribusi Alat Tulis Kantor (ATK). Kehadiran sistem ini diharapkan mampu meningkatkan efektivitas, efisiensi, transparansi, serta akuntabilitas tata kelola administrasi di lingkungan Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA.
Pada modul Payroll, yang dikembangkan oleh Nadhira Ganitri, sistem dirancang untuk mempermudah pengelolaan administrasi potongan gaji internal sekaligus menyediakan layanan slip gaji digital bagi seluruh pegawai.
Sebelum sistem ini diterapkan, proses administrasi penggajian masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel pada setiap periode penggajian. Setelah data potongan diolah, slip gaji dicetak dan dibagikan secara langsung kepada masing-masing pegawai. Metode tersebut dinilai memiliki sejumlah keterbatasan, mulai dari potensi kesalahan input data, lamanya proses penyusunan slip gaji, hingga pengarsipan dokumen yang masih bergantung pada berkas fisik.
Melalui SIMPAY, administrator dapat mengelola seluruh data potongan gaji secara lebih sistematis sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem secara otomatis menghasilkan slip gaji berdasarkan data yang telah diinput dan menyimpan seluruh arsip dalam bentuk digital sehingga lebih aman, mudah diakses, dan terdokumentasi dengan baik.
Selain itu, setiap pegawai kini dapat mengakses serta mengunduh slip gaji secara mandiri kapan saja melalui sistem tanpa harus menunggu pembagian dokumen cetak. Digitalisasi tersebut diharapkan mampu meningkatkan kualitas layanan administrasi penggajian yang lebih cepat, akurat, efisien, dan ramah lingkungan.
Sementara itu, pada modul Inventory, Dhiva Tiara Ananda mengembangkan sistem yang mengelola seluruh proses permintaan Alat Tulis Kantor (ATK).
Sebelumnya, mekanisme permintaan ATK masih menggunakan formulir manual dan pencatatan tertulis yang sering menimbulkan keterlambatan proses pengajuan, kesalahan pencatatan, hingga kesulitan dalam penyusunan laporan penggunaan barang.
Melalui SIMPAY, seluruh proses mulai dari pengajuan permintaan oleh pegawai, persetujuan oleh pejabat berwenang, pengelolaan stok barang, hingga penyusunan laporan penggunaan ATK dapat dilakukan secara terkomputerisasi. Sistem juga menyediakan riwayat permintaan sehingga proses monitoring menjadi lebih mudah, transparan, serta akuntabel.
Nadhira Ganitri dan Dhiva Tiara Ananda berharap inovasi yang mereka kembangkan dapat menjadi salah satu contoh nyata sinergi antara perguruan tinggi dan instansi pemerintah dalam mendukung percepatan transformasi digital di sektor pelayanan publik.
«”Kami berharap melalui sinergi antara perguruan tinggi dan instansi pemerintah dapat lahir semakin banyak inovasi digital yang mampu mendukung peningkatan kualitas pelayanan publik di era transformasi digital. SIMPAY kami hadirkan sebagai solusi yang dapat membantu meningkatkan efektivitas administrasi internal sekaligus memberikan kemudahan bagi seluruh pegawai,” ujar keduanya.»
Pembimbing I, Putri Yunita, M.Kom, mengapresiasi capaian kedua mahasiswi tersebut. Menurutnya, SIMPAY merupakan bukti bahwa proses pembelajaran di perguruan tinggi mampu menghasilkan inovasi yang aplikatif dan memberikan manfaat langsung bagi instansi pemerintah.
«”SIMPAY merupakan hasil karya mahasiswa yang berhasil menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan menjadi solusi nyata bagi kebutuhan instansi. Kami berharap sistem ini dapat dimanfaatkan secara optimal dalam mendukung peningkatan pelayanan administrasi di Pengadilan Negeri Dumai Kelas IA,” ungkapnya.»
Senada dengan itu, Pembimbing II, Firman Tawakal, S.T., M.Kom, menilai bahwa transformasi digital tidak hanya bergantung pada pemanfaatan teknologi, tetapi juga pada kemampuan sumber daya manusia dalam menciptakan solusi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
«”Modernisasi tata kelola administrasi memerlukan inovasi yang tepat guna. Melalui SIMPAY, mahasiswa telah menunjukkan kemampuan dalam merancang sistem informasi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan pengguna, tetapi juga mampu meningkatkan kualitas pelayanan administrasi secara berkelanjutan,” jelasnya.»
Keberhasilan Nadhira Ganitri dan Dhiva Tiara Ananda dalam mengembangkan SIMPAY menjadi bukti nyata komitmen Universitas Dumai dalam mencetak lulusan yang tidak hanya unggul secara akademik, tetapi juga mampu menghasilkan inovasi berbasis teknologi yang memberikan manfaat nyata bagi masyarakat dan instansi pemerintah.
- Pengembangan SIMPAY diharapkan menjadi salah satu kontribusi perguruan tinggi dalam mendukung program transformasi digital nasional, sekaligus mendorong terciptanya tata kelola administrasi pemerintahan yang semakin modern, efektif, efisien, transparan, dan akuntabel.
Komentar